Études de cas
Quatre copilotes en détail.
Pour chaque métier : le problème, ce que fait le copilote, ce que ça change, et l'écran complet, sur des données d'exemple.
Cabinet d'avocat fiscaliste
Cabinet d'avocat fiscaliste : la boîte mail et les dossiers, tenus chaque matin.
Le problème
Les messages arrivent toute la journée : clients, notaires, banques, confrères. Ceux qui attendent une réponse se perdent entre les lettres d'information et les copies, et l'avocat les retrouve le soir ou le lendemain. Chaque dossier type oblige à ressaisir les informations du client dans des actes. Et le temps passé à répondre se saisit mal, donc se facture mal.
Ce que fait le copilote
- Il fait le récap du matin : les messages sans réponse depuis plus de deux jours, ceux qui demandent votre avis, les pièces sensibles reçues, et le reste classé à part.
- Il prépare un brouillon de réponse avec les éléments du dossier, que vous relisez et envoyez.
- Il reprend la fiche client dans quatre dossiers types (cession de parts, succession, constitution de société, acquisition ou vente d'immeuble), suit leurs étapes et prépare les actes aux modèles du cabinet.
- Il propose la saisie du temps passé sur chaque mail et chaque dossier, puis l'aperçu par client pour la facturation.
- Il remplace les noms repérés avant tout traitement, range les pièces sensibles dans le dossier et remplit les fiches KYC.
Ce que ça change pour le dirigeant
- Vous commencez la journée en sachant ce qui attend une réponse de vous, et rien d'autre.
- Les actes partent des modèles du cabinet et des fiches clients, sans ressaisie.
- Le temps passé se saisit au fil de l'eau, et il se retrouve sur la facture.
CabinetCopilote
Au quotidien · Récap du matin
Traitement confidentielnoms repérés remplacés avant traitement
Bonjour Maître.
Jeudi, 8 h 10. 38 messages depuis hier soir, 6 attendent quelque chose de vous.
Récap du matin
boîte mail, depuis hier soirSans réponse depuis plus de 2 jours3
- Dossier 3107Question sur le délai de la clause suspensiveBrouillon prêt
- NotaireAcquisition 3112, date du rendez-vous à confirmerBrouillon prêt
- Banque partenaireFinancement du dossier 3109, pièce demandéeBrouillon prêt
Demandent votre avis2
- Dossier 3115« Faut-il déclarer ce compte à l'étranger ? »Ajouté à votre liste
- Expert-comptable partenaireSchéma proposé pour une SCI familialeAjouté à votre liste
Pièce sensible reçue par mail1
- Dossier 3118Passeport en pièce jointerangé dans le dossier, mail à l'expéditeur préparéInviter à l'espace client
32 autres messages classés : lettres d'information, confirmations, copies.
Dossiers ouverts
4 dossiers types, aux modèles du cabinetCession de partsDossier 3107
étape 4 sur 7Ouvrirquestionnaire repris de la fiche client, acte préparé au modèle du cabinet
Déclaration de successionDossier 3110
étape 2 sur 6Validertrois pièces attendues des héritiers, demande préparée
Constitution de sociétéDossier 3116
étape 5 sur 6Relirestatuts au modèle du cabinet, relecture
Acquisition d'immeubleDossier 3112
étape 3 sur 8Plus tarddate attendue du notaire
Temps saisi par semaine
six dernières semainesCe que l'aperçu par client transforme en facturation.
il y a 5 semainescette semaine
Dossier en cours
Cession de parts · dossier 3107
Questionnaire repris de la fiche client, modèles du cabinet
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
Étape 4 sur 73 étapes restantes
Questionnairerepris de la fiche client
Actepréparé au modèle du cabinet
Question du client sur la clause suspensivebrouillon de réponse prêt, sans réponse depuis plus de 2 jours
Cession de partsSuccessionConstitution de sociétéAcquisition ou vente d'immeuble
Ouvrir le dossierRelire le brouillon
Brouillon prêt
Dossier 3107Réponse au clientClause suspensive
Bonjour,
Merci pour votre message. La clause suspensive de financement vous protège jusqu'au 15 du mois prochaindossier. Vous n'avez donc aucun engagement à prendre d'ici là. Je vous propose d'en parler jeudi à 10 h, si cela vous convient.
Bien cordialement,
Maître Delorme
Une valeur lue dans le dossier 3107. Le temps passé sur ce mail sera proposé à la saisie : 10 minutes, dossier 3107.
ModifierPlus tard
Rien ne part sans votre clic.
Données d'exemple. Noms repérés remplacés avant traitement.
Conciergerie
Conciergerie : des voyageurs qui écrivent à toute heure, dans toutes les langues.
Le problème
Les voyageurs écrivent à toute heure, dans leur langue, et posent souvent la même question : les clés, le code, le wifi, le parking. Pour répondre juste, il faut retrouver la fiche du bon logement, puis traduire. Le soir et le week-end, quelqu'un de l'équipe reste d'astreinte sur son téléphone. Et une vraie urgence, un chauffage en panne ou une demande de remboursement, se noie au milieu des questions simples.
Ce que fait le copilote
- Il lit chaque message dans la messagerie de votre outil de gestion locative et prépare la réponse avec les informations exactes du logement : horaires, code, wifi, parking.
- Il répond dans la langue du voyageur, avec le ton de votre équipe.
- Chaque réponse proposée arrive dans le groupe de messagerie de l'équipe : un pouce l'envoie, une ligne la corrige. Pour les questions simples, c'est vous qui décidez s'il peut répondre seul.
- Dès qu'une demande sort du cadre (remboursement, panne, litige), il passe la main à une personne et ouvre l'incident.
- Il suit les arrivées du jour : message d'accueil et code envoyés, ménage terminé, ce qui reste à faire.
Ce que ça change pour le dirigeant
- Les voyageurs ont une réponse juste, dans leur langue, sans que l'équipe cherche l'information.
- Votre équipe ne traite plus que ce qui demande vraiment une personne.
- Les arrivées du jour se lisent sur un seul écran, du code envoyé au lit bébé à installer.
Bonjour Sofia.
Samedi, 9 h 20. 54 messages depuis hier, 47 réponses proposées, 5 passés à l'équipe.
Copilote
Lucas P., Appartement Rivageanglais
« Comment récupérer les clés ce soir ? »
Réponse proposée
Bonjour Lucas, vous pouvez récupérer les clés à partir de 15 h dans la boîte à clés, à gauche de la porte d'entrée. Le code est le 4471.
Traduite en anglais avant envoi9:12
SofiaEnvoyée au voyageur9:14
Copilote
Anna K., Studio Gareallemand
« Le wifi ne marche pas »
Réponse proposée
Avec la procédure de redémarrage du wifi.
En attente d'un pouce9:16
Copilote
Marco R., Maison des Oliviersitalien
« Peut-on arriver à 13 h ? »
Réponse proposée
Arrivée anticipée proposée d'après le planning de ménage.
En attente d'un pouce9:18
Samedi
Arrivées du jourS
- 15 h
Appartement RivageVu
Lucas P.
Accueil et code envoyés à 9 h
- 16 h
Loft du CentreProgrammé
Yuki T.
Code à envoyer à 14 h
- 17 h
Maison des OliviersPrêt
Marco R.
Ménage terminé à 12 h 30
- 18 h
Villa des PinsÀ faire
Famille Dubois
Lit bébé à installer
Studio GareIncident
Tom B.
Chauffage en panne, intervenant à prévenir
Passés à l'équipe5
- Prendre en charge
Léa M.Appartement Rivage
Demande de remboursement partiel, hors périmètre
- Ouvrir l'incident
Tom B.Studio Gare
Chauffage en panne, incident créé
- Décider
Groupe de 8Villa des Pins
Départ demandé à 15 h, hors règles du logement
Messages depuis hier, par sujet
Hors périmètre, une personne reprend la main. Rien ne part sans validation.
Données d'exemple.
Sites web des clients d'une agence
Sites web des clients d'une agence : une demande en une phrase, la page prête à publier.
Le problème
L'agence gère de nombreux sites pour ses clients. Chaque modification, même d'une ligne, passe par un développeur et attend son tour. Les audits de référencement et de campagnes publicitaires se font quand il reste du temps, donc rarement. Et plus personne ne sait qui a changé quoi, ni quand.
Ce que fait le copilote
- Il reçoit la demande en une phrase, par exemple « Mets un lien vers la plaquette sous le premier paragraphe ».
- Il prépare le changement sur une copie du site et montre l'avant et l'après.
- Il audite le référencement, la vitesse et les campagnes publicitaires de chaque site, et prépare les corrections.
- Il publie quand une personne de l'équipe a vérifié.
- Il garde chaque modification dans l'historique, avec qui l'a validée et quand.
Ce que ça change pour le dirigeant
- Les petites demandes ne bloquent plus votre développeur, qui garde son temps pour les vrais projets.
- Vos clients voient leur demande traitée sans attendre la fin de la file.
- Rien n'est en ligne sans vérification, et tout se retrouve dans l'historique.
- Demandes12
- Sites
- Aperçus
- Publications
- Référencement
- Campagnes publicitaires
- Historique
Bonjour Inès.
Mercredi, 14 h 02. 12 demandes en attente, 7 changements prêts, pas encore en ligne.
- Sites suivis
- 46
- Demandes
- 12
- Prêts, pas en ligne
- 7
- Audits de la semaine
- 5
Sites
Avec changementsTous41 autres sites suivis
Copie de travail : le site en ligne n'a pas bougé.
Modifications proposées
À publier : 2 prêtes- Lien « Télécharger la plaquette »« Mets un lien vers la plaquette sous le premier paragraphe », reçue à 14 h 02. Fichier plaquette.pdf joint.Prête
- Corrections de référencement6 corrections : titres, balises, deux pages sans description.Prête
- Menu « Démoussage » renommé « Bardage »Publié mardi 9 h 05, vérifié par Inès.Appliquée
Avant
CouvreurAccueil
Couvreur depuis trois générations, nous intervenons sur les toitures en tuile, en ardoise et en zinc, et nous prenons le temps d'étudier vos besoins en rénovation.
Après
CouvreurAccueil
Couvreur depuis trois générations, nous intervenons sur les toitures en tuile, en ardoise et en zinc, et nous prenons le temps d'étudier vos besoins en rénovation.
AjoutéTélécharger la plaquetteLa page est modifiée sur une copie. Le site en ligne n'a pas bougé.
Rien n'est en ligne avant votre vérification.
Audits à traiter
3couvreur-exemple.frRéférencement
6 corrections proposées : titres, balises, deux pages sans description.
boulangerie-exemple.frCampagne
2 mots-clés dépensent sans aucun appel, arrêt proposé.
plombier-exemple.frVitesse
9 images trop lourdes, versions allégées préparées.
Publié cette semaine
fleuriste-exemple.frAppliquée
Nouvelle page « Mariages », lundi 10 h 15, vérifiée par Inès.
garage-exemple.frAppliquée
Numéro de téléphone remplacé sur 14 pages, lundi 16 h 40.
couvreur-exemple.frAppliquée
Menu « Démoussage » renommé « Bardage », mardi 9 h 05.
Demandes de la semaine, par type
Données d'exemple. Chaque changement se prépare sur une copie, se vérifie, puis se publie.
Direction financière
Direction financière : le diagnostic du mois, chaque chiffre avec sa source.
Le problème
Les chiffres existent, mais ils sont dispersés : grand livre, balance, fichier des ventes, relevés bancaires. Les rapprocher prend du temps, et la réponse à une question simple, la marge par activité par exemple, arrive quand la décision est déjà prise. Un tableau sorti d'une IA générique ne dit pas d'où viennent ses chiffres, donc personne ne peut s'y fier.
Ce que fait le copilote
- Il lit vos fichiers comptables (grand livre, balance, ventes, banque) et sort le diagnostic du mois.
- Il classe les points d'attention : encours clients, marges, écarts entre la banque et la comptabilité, charges sans pièce.
- Vous posez vos questions en langage courant ; les calculs se font en code, le copilote lit les résultats et rédige.
- Chaque chiffre s'ouvre à sa source : fichier, onglet, ligne.
- Il assemble le rapport mensuel, le point trésorerie pour la banque et le tableau de bord des associés à partir des réponses que vous gardez.
Ce que ça change pour le dirigeant
- Vous avez la réponse à vos questions quand vous en avez besoin, pas à la clôture.
- Vous vérifiez chaque chiffre en un clic, et vous pouvez le montrer à votre banquier ou à vos associés.
- Les relances d'encours et les pièces manquantes sont préparées dès que le diagnostic les repère.
Copilotefinance
Diagnostic · octobre
Posez une question en langage courant
K
Bonjour Karim.
Lundi, 8 h 30. Diagnostic du mois prêt : 4 fichiers lus, 6 points d'attention.
grand livre, balance, ventes, banque
relevé bancaire et grand livre
diagnostic du mois
historique des questions
Trésorerie en fin de mois
six derniers mois, en milliers d'euros
142fin octobre
maijuinjuil.aoûtsept.oct.
source : relevés bancaires, soldes de fin de mois
Points d'attention
classés par prioritéEncours clients3 comptes au-delà de 60 jours
grand livre, onglet 411, lignes 212 à 240
Préparer les relancesMarge bruteen baisse sur « Prestations sur site » par rapport au trimestre précédent
ventes, onglet T3, colonnes H à K
Voir le détailCharge sans pièceune écriture au compte 671 sans justificatif rattaché
balance, ligne 58
Demander la pièceÉcart banque et comptabilité3 lignes du relevé sans écriture
relevé bancaire d'octobre
Rapprocher
Votre questionRéponse prête
« Quelle est notre marge par activité sur le trimestre ? »
Conseilmarge brute61 %
ventes.xlsx, onglet T3, colonne K, lignes 4 à 19
Formationmarge brute48 %
ventes.xlsx, onglet T3, colonne K, lignes 20 à 31
Prestations sur sitemarge brute27 %
ventes.xlsx, onglet T3, colonne K, lignes 32 à 57
Les prestations sur site pèsent sur la marge du trimestre : les coûts de déplacement ont augmenté alors que les tarifs sont inchangés. Deux pistes : réviser le tarif de déplacement, ou regrouper les interventions par zone.
Les calculs sont faits en code à partir de vos fichiers. Le copilote lit les résultats et rédige. Chaque chiffre s'ouvre à sa source.
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Vos questions
« Quelle est notre marge par activité sur le trimestre ? »
réponse prête, 3 chiffres, chacun avec sa source
Lire« Combien nous doivent nos 5 plus gros clients ? »
réponse prête, 5 lignes, source grand livre
Lire« Que se passe-t-il si on décale l'embauche de deux mois ? »
simulation prête à partir de la trésorerie actuelle
Lire
Rapports
Rapport mensuel d'octobre
assemblé à partir des réponses gardées
Relire et envoyerPoint trésorerie pour la banque
deux pages, chiffres sourcés
RelireTableau de bord des associés
mis à jour avec les fichiers du mois
Publier
Données d'exemple. Chaque chiffre renvoie à son fichier, son onglet, sa ligne.
À quoi ressemblerait le vôtre ?
Trente minutes avec un fondateur. On part d'une journée type de votre équipe, et vous repartez avec la tâche à confier en premier et ce qu'elle vous coûte aujourd'hui.